E-Rechnung Pflicht: Wer muss ab wann?
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im deutschen B2B-Geschäft Schritt für Schritt verbindlich. Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt bis 2028. Hier stehen die Fristen, die Ausnahmen und der schnellste Weg, eine erhaltene XRechnung lesbar zu machen.
Elektronische Rechnungen: die Fristen
Seit 1. Januar 2025
Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können.
Ein E-Mail-Postfach genügt formal — lesbar machen muss man die Datei trotzdem.
Bis 31. Dezember 2026
Übergangsfrist: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
Gilt für Umsätze 2025 und 2026 — die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen.
Ab 1. Januar 2027
Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800 000 € Vorjahresumsatz.
Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028
Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Dann ist die E-Rechnung der Standard; EDI-Verfahren brauchen konforme Formate.
Was als E-Rechnung gilt — und was nicht
Massgeblich ist das strukturierte Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis heisst das: XRechnung (eine reine XML-Datei) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebettetem XML, international als Factur-X bekannt). Beide transportieren die Rechnungsdaten maschinenlesbar.
Kein E-Rechnungs-Format sind: ein gescanntes Papierdokument, ein per E-Mail verschicktes einfaches PDF und eine Word-Datei. Sie gelten als «sonstige Rechnungen» und sind nur noch innerhalb der Übergangsfristen zulässig.
Kleinunternehmer und Vereine
Die häufigste Verwechslung: Empfangen und Ausstellen sind getrennte Pflichten. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen schreiben — empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem, genau wie unternehmerisch tätige Vereine. Wer also ab und zu eine XRechnung vom Lieferanten bekommt, braucht keinen neuen Rechnungsprozess, sondern zunächst nur einen Weg, die Datei zu lesen.
Was kleine Unternehmen jetzt tun sollten
Für viele Betriebe ist der erste Schritt nicht eine neue Buchhaltungssoftware, sondern ein sauberer Empfangsprozess. Entscheidend ist, dass eine erhaltene E-Rechnung ankommt, gelesen und später wiedergefunden wird.
- Postfach festlegen: Eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen nutzen und intern klar benennen.
- Viewer bereithalten: XRechnung und ZUGFeRD müssen für Menschen lesbar gemacht werden.
- Ablage regeln: Die strukturierte Datei aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot.
- Lieferanten informieren: Falls nötig mitteilen, an welche Adresse E-Rechnungen gesendet werden sollen.
Erhaltene E-Rechnung lesbar machen
Eine XRechnung ist für Menschen kaum lesbar — sie ist für Software gemacht. Der kostenlose E-Rechnungs-Viewer von FIRMEN.directory zeigt XRechnung-, ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien als klare Tabelle: Absender, Empfänger, Positionen, Netto, Steuer, Brutto. Die Datei wird dabei nur angezeigt, nicht gespeichert. Wie der Viewer arbeitet, steht im Artikel XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen.
Häufige Fragen
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Zur Hälfte: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit, müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Wer eine XRechnung bekommt, braucht also einen Weg, sie zu lesen.
Sind Vereine von der Pflicht betroffen?
Sobald ein Verein unternehmerisch tätig ist (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) und Leistungen an andere Unternehmen erbringt oder von ihnen bezieht, gelten die gleichen Regeln: empfangen seit 2025, ausstellen nach den Umsatzgrenzen. Der rein ideelle Bereich bleibt aussen vor.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinn des Gesetzes ist ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung (XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein einfaches PDF zählt ab 2027/2028 als «sonstige Rechnung».
Was gilt in Österreich?
Österreich kennt bislang keine allgemeine B2B-Pflicht. Verpflichtend ist die elektronische Rechnung an den Bund (e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung über erechnung.gv.at bzw. das Unternehmensserviceportal). B2B-Vorgaben kommen perspektivisch mit der EU-Initiative ViDA.
Wie öffne ich eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei?
Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von FIRMEN.directory: Datei hochladen, Inhalt als Tabelle lesen — Absender, Positionen, Beträge. Die Datei wird nur angezeigt und nicht gespeichert. Der Viewer steht jedem registrierten Konto offen, auch im kostenlosen Grundeintrag.
Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Massgeblich sind UStG, UStDV und die BMF-Schreiben zur E-Rechnung im Einzelfall.
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Konto kostenlos anlegen, Datei hochladen, Rechnung als Tabelle lesen — der E-Rechnungs-Viewer gehört zum kostenlosen Grundeintrag.