E-Rechnung Pflicht: Wer muss ab wann?

Elektronische Rechnungen: die Fristen

Was 2026 konkret gilt

Im Jahr 2026 liegt der Schwerpunkt auf dem Empfang. Wer eine E-Rechnung von einem inländischen Geschäftspartner bekommt, muss sie annehmen können. Für das Ausstellen dürfen viele Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen nutzen, solange der Empfänger zustimmt.

Trotzdem lohnt sich die Vorbereitung jetzt. Ab 2027 endet die Übergangsfrist für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab 2028 ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze der Regelfall, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Für wen die E-Rechnungspflicht gilt

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Dazu gehören nicht nur GmbH, UG oder AG, sondern auch Einzelunternehmen, Freiberufler, Vermieter mit unternehmerischer Tätigkeit und andere Personen, die nach § 2 UStG als Unternehmer gelten.

Nicht gemeint sind private Endverbraucher. Auch viele steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern sind beim Ausstellen ausgenommen. Für den Empfang gibt es diese breite Ausnahme nicht.

Was als E-Rechnung gilt — und was nicht

Massgeblich ist das strukturierte Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis heisst das: XRechnung (eine reine XML-Datei) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ein PDF mit eingebettetem XML, international als Factur-X bekannt). Beide transportieren die Rechnungsdaten maschinenlesbar.

Kein E-Rechnungs-Format sind: ein gescanntes Papierdokument, ein per E-Mail verschicktes einfaches PDF und eine Word-Datei. Sie gelten als «sonstige Rechnungen» und sind nur noch innerhalb der Übergangsfristen zulässig.

Kleinunternehmer und Vereine

Die häufigste Verwechslung: Empfangen und Ausstellen sind getrennte Pflichten. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen dauerhaft sonstige Rechnungen schreiben — empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem, genau wie unternehmerisch tätige Vereine. Wer also ab und zu eine XRechnung vom Lieferanten bekommt, braucht keinen neuen Rechnungsprozess, sondern zunächst nur einen Weg, die Datei zu lesen.

Bei Vereinen kommt es auf den Bereich an. Der ideelle Bereich ist nicht der typische Anwendungsfall. Sobald ein Verein aber unternehmerisch tätig ist, etwa im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, gelten die Regeln wie bei anderen Unternehmern.

B2B ist nicht B2G

Diese Seite behandelt die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber folgen eigenen Regeln. Dort können Leitweg-ID, OZG-RE, ZRE oder Landesportale eine Rolle spielen.

Wenn Sie an den Bund oder eine andere öffentliche Stelle abrechnen, prüfen Sie deshalb die Vorgaben des Auftraggebers. Für normale Geschäftspartner in Deutschland zählen die B2B-Fristen aus der Tabelle oben.

Was kleine Unternehmen jetzt tun sollten

Für viele Betriebe ist der erste Schritt nicht eine neue Buchhaltungssoftware, sondern ein sauberer Empfangsprozess. Entscheidend ist, dass eine erhaltene E-Rechnung ankommt, gelesen und später wiedergefunden wird.

• Postfach festlegen: Eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen nutzen und intern klar benennen.
• Viewer bereithalten: XRechnung und ZUGFeRD müssen für Menschen lesbar gemacht werden.
• Ablage regeln: Die strukturierte Datei aufbewahren, nicht nur einen Ausdruck oder Screenshot.
• Lieferanten informieren: Falls nötig mitteilen, an welche Adresse E-Rechnungen gesendet werden sollen.

Erhaltene E-Rechnung lesbar machen

Eine XRechnung ist für Menschen kaum lesbar — sie ist für Software gemacht. Der kostenlose E-Rechnungs-Viewer von FIRMEN.directory zeigt XRechnung-, ZUGFeRD- und Factur-X-Dateien als klare Tabelle: Absender, Empfänger, Positionen, Netto, Steuer, Brutto. Die Datei wird dabei nur angezeigt, nicht gespeichert. Wie der Viewer arbeitet, steht im Artikel XRechnung und ZUGFeRD öffnen und lesen.

E-Rechnung aufbewahren

Bei einer E-Rechnung reicht es nicht, nur einen Ausdruck oder Screenshot aufzubewahren. Der strukturierte Teil der Rechnung muss erhalten bleiben, weil er die führenden Rechnungsdaten enthält. Bei ZUGFeRD ist das der eingebettete XML-Teil, bei XRechnung die XML-Datei selbst.

Legen Sie deshalb fest, wo eingehende E-Rechnungen gespeichert werden, wer sie prüfen darf und wie lange sie dort auffindbar bleiben. Für die technische Archivierung und GoBD-Fragen sollte Ihr Steuerberater oder Ihre Buchhaltungssoftware eingebunden werden.